KI im Betrieb einrichten

Erst hinsehen

Unter den Betrieben mit bis zu neun Beschäftigten nutzten 2025 laut IAB 21 Prozent generative KI, und das IAB nennt seine eigene Zahl eine Untergrenze, weil Beschäftigte KI auch ohne Wissen des Betriebs nutzen (nachgeprüft). Vielleicht schreibt bei dir also schon jemand Angebote mit einem privaten ChatGPT-Konto, und du weißt es nicht. Das ist kein Vorwurf, es ist nur gut, es zu wissen.

Deshalb fange ich mit einem Blick auf das an, was da ist:

• Welche KI-Werkzeuge werden genutzt, und über welche Konten (privat oder vom Betrieb)?
• Wohin gehen die Texte, die Leute dort hineinkopieren, und wer darf sie lesen oder damit trainieren?
• Was kostet das dauerhaft, und was davon bringt euch wirklich etwas?
• Was kannst du getrost lassen?

Am Ende hast du eine kurze Liste und eine Seite mit Regeln, die jeder im Team versteht. Wird daraus ein Auftrag, rechne ich den Check an.

Dann einrichten, was sich lohnt

• Geschäftskonten statt Privatkonten, mit Einstellungen, bei denen eure Daten nicht zum Training genutzt werden, wo der Anbieter das anbietet
• Eine Hausregel: welche Daten in welches Werkzeug dürfen und welche nie
• Ein Assistent, der in euren eigenen Unterlagen nachschlägt und Entwürfe schreibt. Abgenommen wird er an echten Aufgaben aus eurem Alltag, nicht an einer Vorführung.
• Wissen ablegen: Was nur im Kopf einer Person steckt, kommt an einen Ort, der dem Betrieb gehört. Denn was passiert, wenn die, die es weiß, drei Wochen ausfällt?

Wo ich die Grenze ziehe

Assistenten, die allein Mails verschicken, Termine buchen oder Geld überweisen, richte ich nicht ein. Ein Assistent, der in deinem Namen schreibt, schreibt mit deiner Unterschrift. Ab dem 9. Dezember 2026 gilt Software nach der neuen EU-Produkthaftungsrichtlinie außerdem als Produkt, für dessen Fehler gehaftet wird. Bei mir darf die KI lesen und Entwürfe schreiben, und alles, was sich nicht wieder rückgängig machen lässt, gibt ein Mensch frei.

Was ich dir nicht erzähle

Dass dir ein Bußgeld droht, wenn dein Team keine KI-Schulung hatte. Die KI-Verordnung verlangt zwar, dass Betriebe für KI-Kompetenz sorgen (Artikel 4), ein Bußgeld dafür sieht das deutsche Durchführungsgesetz aber nicht vor. Wer dir mit Pflichten und Strafen eine Schulung verkaufen will, sollte dir den Paragrafen zeigen können.