Laut der gemeinsamen Studie von Bitkom und ZDH halten 81 Prozent der Handwerksbetriebe ihre digitalen Lösungen für überdimensioniert und 54 Prozent für zu teuer. Hier ist ein praktischer Weg, das in einem Nachmittag aufzuräumen.
Schritt 1: Liste machen
Holen Sie sich einen Auszug aller monatlichen Abos. Das sind meist:
- Cloud-Speicher (OneDrive, Google Drive, Dropbox)
- E-Mail-Hosting
- Passwort-Manager
- Buchhaltung
- Zeiterfassung
- CRM
- Dokumenten-Verwaltung
- Newsletter
- Eventuell: Marketing-Tools, Analyse-Tools, Projekt-Management
Schreiben Sie pro Posten auf: monatliche Kosten, Anzahl genutzter User, letzter aktiver Login.
Schritt 2: Drei Fragen pro Tool
- Wann hat es jemand das letzte Mal aktiv genutzt?
- Was wäre die nächstbeste Alternative?
- Was bleibt von der Funktion übrig, wenn wir kündigen?
Die meisten Mittelständler entdecken hier mindestens zwei Abos, die seit Monaten niemand mehr aufgerufen hat.
Schritt 3: Konsolidieren
Drei Konsolidierungs-Achsen, die in der Regel funktionieren:
Cloud-Speicher zusammenführen: Mehrere Speicher-Dienste parallel sind selten nötig. Wer Daten in Deutschland behalten will, schaut sich Nextcloud an — selbst gehostet auf einem Hetzner-VPS für rund 6 EUR/Monat reicht für 20 Nutzer.
E-Mail vom Webhoster trennen: Viele Betriebe haben E-Mail bei einem alten Webhoster, der keine moderne Spam-Abwehr mehr bietet. Mailcow als Self-Hosting-Option oder ein professioneller deutscher Mail-Anbieter wie mailbox.org oder Posteo können beide Sinn machen.
CRM-Frage ehrlich stellen: Brauchen Sie wirklich ein Vollwert-CRM? Bei einem 5-Mann-Betrieb, der hauptsächlich Bestandskunden pflegt, reicht oft ein gut geführtes Adressbuch in Nextcloud Contacts. Erst ab aktiver Vertriebs-Tätigkeit (z. B. Photovoltaik, Wärmepumpen) lohnt ein echtes CRM.
Schritt 4: Dokumentieren und kündigen
Vor jeder Kündigung: Daten exportieren, Backups prüfen, Übergangs-Phase einplanen. Dann konsequent kündigen, nicht „mal sehen“. Sonst läuft das Abo bis zum nächsten Quartal weiter.
Was bleibt übrig
Ein typisches Ergebnis: Drei bis fünf Abos weg, 50–150 EUR pro Monat gespart. Über das Jahr summiert reicht das oft, um den eigenen Sovereign Stack komplett zu finanzieren — und Sie haben die Kontrolle zurück.
Wer den Aufräum-Prozess nicht selbst durchgehen will: das ist genau das, was im Prozess-Audit bei Heidrich Digital passiert.