Wer schon mal in einem Handwerksbetrieb gesessen hat und gesehen hat, wie eine Anfrage durchs Postfach wandert, dann manuell ins Excel kopiert wird, dann per WhatsApp dem Chef weitergeschickt wird — der weiß, dass Workflow-Automatisierung kein Luxus ist. Es ist Stunden-Sparen.
Die meisten denken bei „Workflow-Automatisierung“ sofort an Zapier. Wir empfehlen meistens n8n. Hier die Gründe.
Was n8n ist
n8n ist ein Open-Source-Tool zur Workflow-Automatisierung. Es funktioniert wie Zapier oder Make — du verbindest verschiedene Programme („Nodes“) und definierst, was bei welchem Ereignis passieren soll. Im Unterschied zu Zapier:
- Self-Hosting möglich: Du installierst n8n auf deinem eigenen Server (z. B. einem Hetzner-VPS für 6 EUR/Monat) und betreibst es selbst.
- Lizenz: Sustainable Use License — kostenfreie Nutzung im eigenen Betrieb. Auch eine Cloud-Variante mit Bezahlplan ist verfügbar, wenn du dich nicht um Hosting kümmern willst.
- Quellcode offen: github.com/n8n-io/n8n.
Kosten-Vergleich
Zapier hat ein Plan-Modell, das mit der Anzahl der ausgeführten „Tasks“ skaliert. Laut offizieller Preisseite startet die Bezahlversion bei aktuell rund 19,99 USD/Monat für 750 Tasks und steigt schnell, wenn die Workflows komplexer werden. Für einen Mittelständler mit mehreren Workflows landet man schnell bei dreistelligen Monatsbeträgen.
n8n auf einem eigenen VPS kostet in der Größenordnung 6–10 EUR/Monat (Server) und ist dann nutzungs-unabhängig. Wer es nicht selbst hosten will, nutzt n8n Cloud — auch das ist meist günstiger als der vergleichbare Zapier-Plan.
Praxis-Beispiele aus dem Handwerk
Stundenzettel sammeln: Mitarbeiter tragen Stunden in Kimai ein. Ein n8n-Workflow holt die Daten am Monatsende, formatiert sie für DATEV und schickt sie an den Steuerberater.
Anfrage ins CRM: Eine Anfrage über das Kontaktformular landet automatisch im CRM (z. B. Twenty CRM oder EspoCRM) und löst eine Erinnerung aus, falls nach 24 Stunden keine Antwort vorliegt.
Lieferschein-Sortierung: Eingangs-Mails mit PDF-Anhängen werden geprüft, durch Paperless-ngx für Texterkennung gejagt und nach Lieferant sortiert. Suche nach „Lieferschein April 2024 Heizung“ dauert dann zwei Sekunden.
Wann n8n nicht passt
Wenn du nur ein oder zwei sehr simple Workflows brauchst (z. B. „Neue Mail in Gmail → Slack-Nachricht“) und kein Interesse an einem eigenen Server hast, ist Zapier oder Make eventuell schneller eingerichtet. Bei mehr als drei aktiven Workflows oder bei Datenschutz-Anforderungen rechnet sich n8n schnell.
Wer das umsetzen kann
Self-Hosted n8n ist nicht „klick und fertig“. Du brauchst jemanden, der den Server einmal sauber aufsetzt, Backups einrichtet und die Workflows so dokumentiert, dass auch jemand ohne Vorkenntnis sie verstehen kann. Das machen wir bei Heidrich Digital als Teil der Digitalisierungs-Beratung — Setup, Workflows, Schulung.