Wer 2026 als Handwerksbetrieb eine neue Software auswählen will, hat ein Problem: zu viele Anbieter, zu viel Marketing, zu wenig unabhängige Information. Hier ist eine ehrliche Übersicht. Ohne Affiliate-Provision, ohne Pro-und-Contra-Listen, die nur die eigenen Stärken loben.
Drei Anbieter-Generationen im Markt
Klassische Anbieter (im Markt seit 20+ Jahren): Streit V.1, OPTIMUS (Lexware-Gruppe), Label, ProCAD. Vollständige ERPs für den Mittelstand, oft mit eigener Hardware-Anbindung. Stabile Grundlage, oft etwas in die Jahre gekommen bei Mobile und Cloud-Sync.
Moderne Cloud-Anbieter (2015–2020 entstanden): ToolTime, plancraft. Mobile-first, gute UX, monatliche Lizenz statt großer Anschaffung. Kleinerer Funktions-Umfang als die klassischen ERPs, dafür schneller einzuführen.
Open-Source-Optionen: Twenty CRM, EspoCRM, Kombinationen aus mehreren Open-Source-Tools. Volle Kontrolle, kein Lock-in, dafür Setup-Aufwand und Eigen-Verantwortung für Wartung.
Welcher Typ passt zu welchem Betrieb
Eine Daumen-Regel:
| Betriebs-Profil | Empfehlung-Richtung |
|---|---|
| 1–5 Mitarbeiter, einfache Prozesse | Cloud-Anbieter (ToolTime, plancraft) oder schlankes Open-Source-Setup |
| 6–20 Mitarbeiter, mehrere Gewerke | Cloud-Anbieter mit mobiler Erfassung, oft kombiniert mit Buchhaltung (SevDesk, lexoffice) |
| 21–50 Mitarbeiter, etabliertes ERP läuft | Bestehendes ERP behalten, modernen Mobile-Aufsatz dazu |
| 50+ Mitarbeiter, komplexe Vertragsverwaltung | Vollständiges ERP (Streit V.1, OPTIMUS), eventuell mit individueller Anpassung |
| Compliance-getriebener Betrieb (Datensouveränität wichtig) | Open-Source-Stack auf eigenem Server |
ToolTime im Detail
ToolTime ist ein Berliner Anbieter, deutsches Unternehmen. Der Fokus liegt auf der mobilen Nutzung — Stundenzettel, Aufmaß, Fotos von der Baustelle, Rechnungen.
Stärken: sehr saubere Mobile-App, klare UX, schnelle Einführung, deutscher Anbieter (kein US-CLOUD-Act-Risiko).
Wo es Grenzen gibt: funktional schlanker als ein Vollwert-ERP, weniger Tiefe in Materialwirtschaft und Lager.
Wann es passt: kleinere Handwerksbetriebe, Heizung-Sanitär-Klima, Maler, Garten- und Landschaftsbau, die mobil arbeiten und keine komplexe Lagerverwaltung brauchen.
plancraft im Detail
plancraft ist in Hamburg ansässig, ebenfalls deutsches Unternehmen. Stärker in der strukturierten Angebots- und Rechnungs-Logik, mit ordentlicher Materialwirtschaft.
Stärken: starke Angebots-Erstellung, gute Material- und Leistungs-Verzeichnisse, deutsches Unternehmen.
Wo es Grenzen gibt: für ganz kleine Betriebe (1–3 Personen) eventuell zu viel Funktion, Lernkurve in der Setup-Phase.
Wann es passt: mittelgroße Handwerksbetriebe mit häufigen Angeboten und Material-Verwaltung.
Klassische ERPs (Streit V.1, OPTIMUS, Label)
Diese Anbieter sind oft seit 15–25 Jahren im Markt. Wer heute einen 30-Mann-Betrieb hat, der seit zehn Jahren mit so einem System arbeitet, sollte den Wechsel nicht leichtfertig betreiben. Migrations-Kosten und Datenverluste können massiv sein.
Stärken: Funktionstiefe, etablierte Prozesse, deutsche Anbieter.
Wo es Grenzen gibt: Mobile- und Cloud-Funktionen sind oft nachgerüstet, nicht von Grund auf gedacht. UX-Stand entspricht häufig den späten 2010er-Jahren.
Häufige Praxis-Lösung: Das ERP bleibt für Buchhaltung und Stammdaten, ein moderner Aufsatz übernimmt mobile Erfassung. Wir bauen die Brücken dazwischen.
Open-Source-Pfad
Wer Datensouveränität an die erste Stelle setzt und einen flexibel anpassbaren Stack will, hat 2026 valide Optionen:
- CRM: Twenty CRM (TypeScript-basiert, modern), EspoCRM (etabliert, sehr flexibel)
- Buchhaltung: SevDesk oder lexoffice (Cloud, deutsch) als Anschluss
- Zeiterfassung: Kimai (Open Source, Schlechtwetter-Modul für Saison-KUG)
- Dokumenten-Archiv: Paperless-ngx
- Datei-Speicher: Nextcloud
- Workflow-Verbindung: n8n als Schaltzentrale
Setup-Aufwand: drei bis sechs Wochen, je nach Tool-Anzahl. Wartung: planbar, aber existent.
Worauf wirklich achten
- Wo sitzt der Anbieter? Deutsche oder europäische Anbieter sind 2026 eindeutig die sicherere Wahl als US-Konzerne mit „EU-Servern” — siehe unsere Analyse zum US-Cloud-Risiko.
- Wie ist der Daten-Export? Vor der ersten Demo fragen: „Wie kann ich in zwei Jahren wieder weg, falls es nicht passt?” Wenn die Antwort schwammig bleibt, ist das ein Warnsignal.
- Welche Schnittstellen sind dokumentiert? API verfügbar? DATEV-Export? Webhook für eigene Workflows?
- Was kostet es ehrlich? Pro-Nutzer-Preis, Setup-Kosten, Schnittstellen-Aufpreise, Schulungs-Pakete. Das Sticker-Preisschild ist selten das, was am Ende auf der Rechnung steht.
- Wie ist der Support real? Reaktionszeiten erfragen, Bewertungen lesen, vielleicht jemanden anrufen, der die Software seit zwei Jahren nutzt.
Bitkom-Befund
Die Bitkom/ZDH-Studie 2025 zeigt: 81 % der Handwerksbetriebe halten die am Markt verfügbaren Lösungen für überdimensioniert. Das deckt sich mit unserer Beobachtung. Die meisten Betriebe brauchen drei bis fünf gut aufeinander abgestimmte Werkzeuge — nicht eine Suite mit fünfzig Modulen, von denen achtundvierzig brachliegen.
Wie wir bei Heidrich Digital helfen
Wir verkaufen keine Software. Wir machen das Auswahl-Verfahren strukturiert — Anforderungen erfassen, Shortlist, Demos, Entscheidung, Migration. Wenn Sie sich am Ende für ToolTime entscheiden, bekommen wir keinen Cent von ToolTime. Wenn Sie sich für ein Open-Source-Setup entscheiden, machen wir das Setup. Beides ist okay.
Wer ehrliche Beratung sucht: Erstgespräch buchen.