KI-Regeln im Betrieb: was auf eine Seite gehört

Was eine KI-Hausregel ist

Eine KI-Hausregel ist eine schriftliche Absprache im Betrieb: Welche KI-Werkzeuge dürfen für welche Arbeit benutzt werden, mit welchem Konto, welche Daten sind dabei tabu, und wer gibt am Ende frei. Sie richtet sich an die Leute, die damit arbeiten, nicht an Juristen.

Im Netz findest du dafür viele Muster mit zehn, zwanzig Seiten. Die sind nicht falsch, aber in einem Betrieb mit acht Leuten liest sie niemand bis zum Ende. Eine Seite, die neben dem Rechner hängt und die jeder in fünf Minuten verstanden hat, bringt im Alltag mehr als ein Dokument, das im Ordner liegt.

Warum das gerade jetzt dran ist

Die Zahlen sind ziemlich eindeutig. Laut Bitkom setzen inzwischen 57 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI ein, vor einem Jahr waren es 36 % (Befragung von 603 Unternehmen, Juli und August 2026). Ein Jahr vorher hatte Bitkom auch gefragt, wie das geregelt ist: 23 % der Unternehmen hatten Regeln für die Nutzung, 31 % planten welche. In 8 % war die Nutzung privater KI-Zugänge für die Arbeit verbreitet, in weiteren 17 % gab es Einzelfälle.

Das Institut der deutschen Wirtschaft hat die Beschäftigten selbst gefragt. 29,1 % der Menschen, die beruflich KI nutzen, arbeiten mit Werkzeugen, die der Arbeitgeber nicht bereitgestellt hat. In Betrieben unter 50 Beschäftigten sind es 33,5 %, in Betrieben ab 250 Beschäftigten 25,5 % (IW-Kurzbericht 63/2026, Befragung März und April 2026).

Ich lese daraus vor allem, dass in kleinen Betrieben besonders oft jemand Angebote oder Mails mit seinem privaten Konto schreibt. Meistens nicht aus Leichtsinn, sondern weil nie jemand etwas dazu gesagt hat. Genau da setzt die Hausregel an.

Was auf die Seite gehört: sieben Felder

Dazu kommen ein Datum und die Unterschrift der Person, die im Betrieb entscheidet. Das klingt förmlich, hat aber einen praktischen Grund: Eine Regel ohne Datum weiß nach einem Jahr keiner mehr einzuordnen.

An Feld 3 scheitert eine Regel am leichtesten. Die Regel sagt „nur Geschäftskonto“, aber ein Geschäftskonto gibt es noch gar nicht. Dann bleibt die Regel Papier. Erst das Konto einrichten, dann die Regel aufhängen.

Bei Feld 4 hilft ein Blick in die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz vom Mai 2024. Sie rät Arbeitgebern, dienstliche Konten und Geräte bereitzustellen, damit Beschäftigte nicht mit privaten Accounts arbeiten, und die Werkzeuge gleich bei der Einrichtung so einzustellen, dass Eingaben nicht zum Training genutzt werden. Außerdem sollen erlaubte und verbotene Zwecke als Weisung festgehalten werden. Genau das ist die Hausregel.

Das Muster

Zum Abschreiben und Anpassen. Der Betrieb ist erfunden.

KI IM BETRIEB: UNSERE HAUSREGEL
Tischlerei Beispiel, 9 Leute · gültig ab 01.11.2026 · nächste Durchsicht 01.05.2027

1. Dafür nutzen wir KI
   Entwürfe für Angebote und Kundenmails, Texte für Website und Aushänge,
   Notizen aus Besprechungen ordnen, Fragen zu Programmen klären.

2. Dafür nicht
   Personalsachen, Bewerbungen, Krankmeldungen, Beurteilungen.
   Alles, was ein Kunde uns vertraulich gesagt hat.

3. Nur mit diesem Konto
   Unser Geschäftskonto bei [Anbieter], Zugang über die Büro-Adresse.
   Private KI-Konten nutzen wir für die Arbeit nicht.
   Training mit unseren Eingaben ist im Konto abgeschaltet (geprüft am 28.10.2026).

4. Das kommt nie hinein
   Passwörter und Zugangsdaten, Kontonummern, Kundendaten mit Namen und Adresse,
   Fotos von Kunden oder Mitarbeitenden.

5. Freigabe
   Nichts, was eine KI geschrieben hat, geht ungeprüft raus.
   Angebote gibt Anna frei, Website-Texte Jan.

6. Programme, die selbst handeln
   Dürfen lesen und Entwürfe schreiben. Verschicken, bestellen, bezahlen: nur ein Mensch.
   Abschalten kann Jan, Zugang zum Konto haben Anna und Jan.

7. Fragen und Fehler
   Ansprechperson: Jan. Wer merkt, dass etwas schiefgelaufen ist,
   sagt es sofort. Ärger gibt es fürs Verschweigen, nicht fürs Melden.

Unterschrift Inhaberin: ______________________   Datum: __________

Die eckige Klammer bei Punkt 3 ist Absicht: Dort steht bei dir der Name des Werkzeugs, das ihr wirklich nutzt. Ein Muster, das einen Anbieter vorgibt, wäre eine Empfehlung, und die gehört nicht in eine Vorlage.

Wie ich das bei mir selbst geregelt habe

Ich arbeite jeden Tag mit KI-Agenten, für Recherche, für Texte und für die Software, die ich selbst brauche. Für mich gelten dieselben Felder, nur auf einen Ein-Personen-Betrieb heruntergebrochen.

Mein Rechnungsprogramm hat eine Schnittstelle, über die ein KI-Assistent Rechnungen und Angebote als Entwurf anlegen kann. Festschreiben kann er nur, wenn ich ausdrücklich zugestimmt habe. Das ist Feld 5 und Feld 6 in einem: Der Agent bereitet vor, ich gebe frei, und was nicht zurückzuholen ist, macht ein Mensch.

Mein Wissen liegt in einem eigenen Wiki auf einem Server in Deutschland. Die Agenten dürfen dort neue Seiten anlegen und Nachträge schreiben, aber nichts überschreiben, was schon da ist. Und sie müssen in ihren Berichten zuerst sagen, was nicht geklappt hat. Diese letzte Regel steht in keinem Muster aus dem Netz, ist für mich aber die wichtigste. Als ich Anfang Oktober 347 Aussagen aus meinen eigenen Quellenauswertungen bis zum Original habe zurückverfolgen lassen, stimmten nur 73 % (eigene Prüfung, 05.10.2026). Die Fehler entstanden beim Weiterreichen, nicht in den Quellen selbst.

Typische Fehler

• Eine fremde Richtlinie kopieren. Zwanzig Seiten, Begriffe aus dem Konzern, keiner fühlt sich gemeint. Besser eine Seite in euren Worten.
• Nur verbieten. Wer KI ganz verbietet, ohne ein erlaubtes Werkzeug anzubieten, verschiebt die Nutzung meist nur ins private Handy.
• Regel ohne Konto. Siehe Feld 3: erst das Geschäftskonto, dann die Regel.
• Einmal schreiben, nie wieder ansehen. Werkzeuge ändern sich alle paar Monate. Ein Termin zur Durchsicht gehört auf die Seite.
• Niemanden fragen, wer was schon nutzt. Bevor die Regel geschrieben wird, lohnt sich eine ehrliche Runde: Wer nutzt was, wofür? Ohne Ärger für die, die es sagen.

Häufige Fragen

Brauchen wir das bei fünf Leuten wirklich schriftlich?

Wenn auch nur eine Person KI für die Arbeit nutzt: ja. Schriftlich heißt hier eine Seite, kein Handbuch. Der Aufwand liegt eher im Gespräch vorher als im Schreiben.

Reicht es nicht, KI einfach zu verbieten?

Ein Verbot ist auch eine Regel, und für manche Betriebe die richtige. Es wirkt aber nur, wenn alle wissen, warum, und wenn die Arbeit ohne KI machbar bleibt. Sonst landet die Nutzung dort, wo niemand hinsieht.

Was hat die KI-Verordnung damit zu tun?

Seit dem 2. Februar 2025 müssen Betreiber von KI-Systemen Maßnahmen ergreifen, damit ihr Personal über ausreichende KI-Kompetenz verfügt (Art. 4 KI-Verordnung). Wie das aussehen soll, schreibt die Verordnung nicht vor. Eine Hausregel und eine kurze Einweisung sind ein naheliegender Teil davon, ein amtlicher Nachweis sind sie nicht.

Brauchen wir dafür einen Datenschutzbeauftragten oder eine Anwältin?

Für die Hausregel selbst nicht. Sobald personenbezogene Daten in ein Werkzeug gehen, stellen sich aber Fragen zum Vertrag mit dem Anbieter, und gibt es einen Betriebsrat, hat er bei technischen Einrichtungen mitzureden. Das sind Rechtsfragen, die gehören zu deiner Anwältin oder deinem Datenschutzbeauftragten.

Wie oft sollten wir die Seite anpassen?

Mindestens einmal im Halbjahr und immer dann, wenn ein neues Werkzeug dazukommt oder ein Programm anfängt, selbst etwas zu erledigen.